Depuis le début de la crise sanitaire, le télétravail a été massivement adopté par les entreprises pour continuer à travailler à distance. Tous les spécialistes parlent de changement durable : si, une fois la crise terminée, rien ne dit que l’on continuera à travailler de chez soi à temps plein, ce qui est certain, c’est que le modèle hybride (par exemple, 3 jours présentiel / 2 jours télétravail) va se généraliser. Il est donc important de commencer, dès maintenant, à prendre les bonnes habitudes pour rendre le télétravail efficace, et notamment les réunions. Découvrez en 8 points comment optimiser vos réunions en télétravail.
1. Organiser des réunions uniquement lorsque cela est nécessaire
Avant la crise sanitaire, certains salariés se plaignaient de passer leur temps en réunion. Il faut dire que lorsque tout le monde travaille dans le même bureau, il peut être tentant d’organiser plusieurs petites réunions dans la journée, planifiées ou non. A distance, ce n’est pas aussi simple : il faut préparer la réunion, attendre que tout le monde se connecte, gérer les éventuels problèmes techniques… Une seule réunion prendra plus de temps. L’une des clés pour organiser des réunions efficaces en télétravail, c’est donc de ne pas trop en organiser. Il est important de se demander, avant de planifier une réunion, si l’objet de la réunion vaut vraiment le coup de mobiliser tous les salariés. Vous verrez que dans certains cas, un email ou un coup de téléphone suffisent pour traiter le sujet en quelques minutes.
Attention, ce n’est pas parce que les réunions seront moins nombreuses qu’il faut les faire plus longues. Plus une réunion est courte, plus elle sera stimulante. La durée idéale d’une réunion, que ce soit en présentiel ou en distanciel, est comprise entre 15 et 45 minutes. Au-delà de 45 minutes, votre équipe commencera à décrocher et la réunion sera plus une perte de temps qu’autre chose.
Et si vous avez trop de sujets à traiter pour limiter le nombre et la durée des réunions, pourquoi ne pas organiser des face-à-face plutôt que des réunions ? Ainsi, vous pourrez réduire le temps de réunion pour chaque collaborateur et éviter de le démotiver.
Pour chaque réunion, quel que soit le format privilégié, l’ordre du jour doit être clair. A distance, on s’en tient à l’ordre du jour, on évite de trop digresser. Car si les participants décrochent, ils vont aller faire autre chose et se déconcentreront de la réunion.
2. Limiter le nombre de participants
Un autre facteur de déconcentration est le nombre de participants. Plus il y a de participants, plus il sera difficile de se concentrer pour chacun d’entre eux, et d’aller droit au but pour l’organisateur de la réunion. Toujours dans l’optique de ne pas faire perdre de temps à vos collaborateurs, ne conviez à la réunion que ceux pour qui elle est vraiment utile. Vous pourrez toujours demander à un collaborateur de rédiger un compte-rendu de la réunion pour ceux qui n’y ont pas participé. Cela vous permettra de n’inviter à la réunion que ceux qui peuvent y contribuer directement, même si le sujet de la réunion intéresse tout le monde.
Limiter le nombre de participants vous permettra également de présenter tous les participants en début de réunion, ce qui est utile pour les entreprises avec plusieurs équipes internationales dont les employés ne se connaissent pas forcément tous.
3. Bien organiser la réunion en amont
Mieux votre réunion sera organisée, plus efficace elle sera. Bien organiser ses réunions est indispensable pour en assurer le succès. Bien organiser une réunion, c’est :
- Fixer la date en amont et envoyer une invitation à chaque participant. Si vous utilisez un calendrier partagé, inscrivez-y la date de la réunion ;
- Mettre en place des notifications pour rappeler aux participants que la réunion va commencer dans 30 ou 15 minutes. Cela vous permettra d’éviter les retards ;
- Structurer la réunion, avec un ordre du jour clair, et un plan du déroulement de la réunion qui doit rester constant si la réunion a lieu de manière régulière, pour que les collaborateurs ne soient pas perdus.
En organisant la réunion, vous assurez la présence de tous les participants en temps et en heure et vous évitez les pertes de temps durant la réunion.
4. S’installer dans un endroit calme
Lorsque l’on travaille de chez soi, trouver un endroit calme où s’installer pour une réunion en visio n’est pas toujours simple. Mais c’est primordial ! En effet, le bruit de fond ne va pas seulement vous gêner vous, il va aussi gêner vos collaborateurs. Si vous avez des enfants, arrangez-vous pour qu’ils ne vous sollicitent pas pendant la réunion. Évitez que des personnes passent derrière votre écran et privilégiez un arrière-plan simple pour ne pas déconcentrer les participants. Si vous cohabitez avec d’autres personnes qui travaillent à distance et que vos réunions tombent au même moment, utilisez un casque pour vous isoler et éviter les distractions.
5. Choisir un outil adapté
Le choix de l’outil est primordial pour que la réunion se déroule bien. Il existe un grand nombre d’outils de visioconférence, il vous sera donc peut-être difficile de choisir parmi toutes les options disponibles au début. Prenez en compte plusieurs critères : les limites en termes de participants et de durée de réunion, la qualité de la connexion, le coût de la solution, la simplicité d’utilisation, les fonctionnalités disponibles (partage d’écran, enregistrement, partage de documents, etc.)…
Une fois que vous aurez défini vos besoins de manière précise, n’hésitez pas à tester plusieurs outils pour trouver le bon : Zoom, Google Hangouts, Teams, Slack, Skype, GoToMeeting, LiveStorm… L’idéal étant de choisir un outil que vos collaborateurs connaissent ou qu’ils sauront prendre en main assez rapidement, pour ne pas perdre de temps en début de réunion.
6. Vérifier la technologie en amont
Vérifier que la technologie fonctionne bien ne se fait pas au dernier moment. Une réunion efficace commence en temps et en heure : si vous rencontrez des problèmes techniques, vous allez prendre du retard et les participants vont avoir l’impression de perdre leur temps. Faites toujours une réunion test pour vérifier que votre connexion et votre appareil vous permettent de lancer la visioconférence sans problèmes. Préparez également les documents et supports dont vous aurez besoin pour ne pas avoir un problème d’affichage au dernier moment. Pensez à vérifier que votre batterie d’ordinateur est chargée : un ordinateur qui se décharge en pleine réunion, cela peut arriver !
Si vous voyez que les participants ont des difficultés pour afficher leur caméra, ce n’est pas grave : vous n’avez pas besoin d’afficher l’image à tout prix. Les réunions à distance doivent reposer sur une confiance mutuelle entre les collaborateurs ! Dans ce cas-là, plutôt que de perdre du temps, affichez seulement l’audio et commencez votre réunion.
7. Répartir les rôles
Répartir les rôles en début de réunion est crucial pour éviter que tout le monde ne parle en même temps et que la réunion devienne une véritable cacophonie, surtout s’il y a beaucoup de participants ! Dès le début, désignez un modérateur, qui va mener la discussion, dérouler les différents sujets, et donner la parole aux participants. Mettez au point des règles pour la prise de parole et demandez à ceux qui ne parlent pas de couper leur micro pour éviter les interférences.
Gardez en tête qu’il est important que tout le monde puisse prendre la parole. Si un collaborateur ne parle pas une seule fois pendant la réunion, il aura l’impression d’avoir perdu son temps. La discussion ne doit pas être monopolisée par les collaborateurs les plus extravertis, au contraire, l’opinion de tout le monde compte. Ce sera le rôle du modérateur de faire en sorte que tout le monde puisse exprimer son opinion.
10. Organiser des réunions interactives
Même si vous avez mis en place tous ces conseils, il se peut que certains collaborateurs s’ennuient pendant la réunion. Pour y remédier, vous devez organiser une réunion interactive, où l’on retrouve l’ambiance de la machine à café, et où les échanges sont vivants. Pour cela, vous pouvez vous aider d’une application comme Smyler. Cette solution intègre 15 applications qui permettent de rendre plus interactives vos conférences et réunions en visio, afin de capter continuellement l’attention de vos participants. Sondages, partage de documents, personnalisation des échanges… autant de fonctionnalités simples et intuitives à utiliser qui permettent de rendre plus vivantes vos réunions. L’application est 100 % gratuite, sauf le feedback de la réunion, qui coûte 99 € par réunion.
