Avant la crise du COVID-19, les salariés étaient déjà de plus en plus nombreux à travailler à distance. Ces dernières années, les modes de travail à distance se sont multipliés : le télétravail temporaire, le home office, le travail en distanciel lors de déplacement professionnels, le travail en tant que freelance… En 2018, une étude Ifop avait révélé que près de 30 % des salariés en France avaient déjà fait du télétravail, que ce soit de manière occasionnelle ou permanente.
Cet éloignement progressif des collaborateurs ne signifie pas la fin des interactions, loin de là ! De nombreux outils sont apparus pour pouvoir continuer les réunions et formations à distance. On fait le point sur les outils disponibles, comment faire son choix en fonction de ses objectifs, et comment rendre les réunions et formations à distance interactives pour continuer à créer du lien entre les collaborateurs malgré la distance.
Pourquoi organiser ses réunions et formations à distance ?
La crise liée au coronavirus a obligé les entreprises à revoir leurs modes de travail, pour limiter les interactions physiques et le travail sur site, provoquant une adoption massive des réunions et formations à distance. Mais ces nouvelles habitudes de travail ne datent pas de 2020 : depuis quelques années déjà, les entreprises y ont recours pour favoriser la mobilité et la flexibilité de leurs salariés.
Pour les salariés en déplacement professionnel, les réunions à distance permettent de continuer à interagir avec leurs collaborateurs sans avoir à se déplacer. Pour les entreprises multinationales, les réunions à distance sont indispensables pour faire le lien entre leurs différentes équipes dispersées aux 4 coins du monde, sans avoir besoin de prendre l’avion !
Il en va de même pour la formation des salariés : recourir à des formations en ligne permet de dégager davantage de temps pour les salariés, afin qu’ils puissent suivre une formation sans avoir à arrêter de travailler. D’ailleurs, les entreprises se sont rendu compte au fur et à mesure que les réunions et formations à distance étaient parfois plus productives : en plus d’être plus économiques en temps et en argent, elles favorisent la concentration du salarié qui sait qu’il a un temps limité pour communiquer, et perdra donc moins de temps à dériver du sujet principal de la réunion.
Les outils de réunion à distance
Pour organiser une réunion à distance, les entreprises ont le choix entre de nombreux outils, qu’ils soient gratuits ou payants. Avec la crise sanitaire, de nombreux éditeurs de ces solutions ont d’ailleurs proposé aux entreprises des licences gratuites, ou adapté leur plan payant pour faciliter la vie des entreprises. En effet, la plupart des outils de réunion à distance proposent plusieurs formules payantes, la formule la moins chère étant limitée en nombre de participants, en temps de réunion, etc. Certains éditeurs ont choisi de lever ces limites pour permettre aux entreprises de continuer leur activité à distance pendant la crise.
Parmi les outils de réunion à distance les plus plébiscités par les entreprises, on retrouve :
- Google Hangouts Meet, le service de visioconférence de Google, qui propose des réunions gratuites jusqu’à 250 participants ;
- Zoom, une application qui a le vent en poupe actuellement (il s’agit de la deuxième application la plus téléchargée sur l’App Store !) et qui permet d’organiser à la fois des réunions en ligne et des webinaires vidéo pour former les collaborateurs. Les réunions sont limitées à 40 minutes, sans limites de participants, sauf en Chine où les réunions peuvent être illimitées ;
- Microsoft Teams, la 3ème application la plus téléchargée après Zoom. Cette application très complète fonctionne comme un réseau social d’entreprise : elle permet d’organiser des réunions via appel vidéo, mais aussi de stocker des fichiers pour faciliter le travail collaboratif. Actuellement, la version premium est gratuite pendant les 6 premiers mois ;
- Cisco Webex, une application de visioconférence qui permet actuellement d’organiser des réunions sans limite de temps et jusqu’à 100 participants ;
- LogMeIn, avec ses solutions GoToMeeting et GoToWebinar permettant d’organiser des réunions et des formations à distance sous forme de webinaire ;
- Skype for Business, la solution de Skype pour les entreprises, qui permet dans sa version gratuite d’organiser des réunions limitées dans le temps jusqu’à 25 participants (et jusqu’à 250 dans sa version payante).
- Divers pure players français proposent aussi des solutions pertinentes, voire plus performantes que celles des GAFA, à l’instar de Livestorm et Smyler qui propose en plus du live vidéo, une quinzaine d’applications complémentaires pour créer de l’interactivité avec les participants.
Comment choisir son outil de réunion à distance ?
Cette liste n’est qu’un aperçu des solutions disponibles pour les entreprises qui souhaitent organiser des réunions et formations à distance. Avec plus de 200 outils collaboratifs actuellement disponibles pour les entreprises, il est donc difficile de faire un choix, surtout si l’on souhaite opter pour un plan payant pour bénéficier de réunions illimitées et sans limite de participants. Plusieurs critères sont alors à prendre en compte pour trouver l’outil de réunion à distance le plus adapté à son entreprise :
- Le type d’outil recherché : en effet, si vous souhaitez organiser des réunions à distance, vous avez le choix entre plusieurs types d’outils : les outils collaboratifs, les outils de conférence téléphonique, les outils de visioconférence, les outils de web conférence et les vidéo chats.
- Le nombre de personnes : le nombre maximum de participants va varier en fonction des solutions. Par exemple, il est de 25 participants pour la version gratuite de Skype for Business, de 100 participants pour Cisco Webex et illimité pour Zoom.
- Les fonctionnalités : certains outils proposent des fonctionnalités bien pratiques, comme Skype for Business qui permet de créer des sondages avec un choix de 7 réponses maximum, ConceptBoard et Scribblar qui permettent de réaliser un brainstorming, ou encore Trello et son concept de « to do lists ».
- Votre budget : tout dépend si vous recherchez un outil gratuit ou payant, et quelle somme mensuelle vous pouvez investir pour un tel outil.
D’une manière générale, les entreprises privilégieront les outils de web conférence (comme Zoom, Join.me, GoToMeeting, Livestorm, Zoom, …) pour leurs réunions en distanciel, qui consistent à envoyer un lien URL aux participants afin qu’ils se connectent à l’heure de la réunion. Ce type de réunion permet le partage d’écran et les échanges entre participants. Mais les appels de groupe (Skype for Business, Google Meet, Whatsapp, Messenger, Slack…), simples à mettre en place, sont également très plébiscités pour les réunions courtes avec peu de participants, où le partage d’écran n’est pas nécessaire.
Les outils de formation à distance
Comme pour les réunions en distanciel, des outils sont accessibles aux entreprises pour organiser des formations en ligne pour leurs collaborateurs. Là encore, le choix de l’outil le plus adapté va dépendre de votre utilisation :
- Pour l’organisation et la structuration de la formation, les outils collaboratifs Trello (gratuit), Zenkit (gratuit) et Xmind (5 € par mois) sont très pratiques, avec leur système de carte et / ou mind mapping;
- Pour créer une formation ou un parcours interactif complet, des outils comme MOOCit ou CrossKnowledge (autoformation) et Smyler s’avèrent très pratiques;
- Pour donner des cours magistraux tout en favorisant la participation des élèves, les outils de webinaires et web conférence comme Smyler et GoToWebinar sont à privilégier;
- et enfin, pour évaluer les apprenants, vous pourrez utiliser des outils de quiz comme Kahoot, Quizzyourself, Formative, Smyler ou même Google Drive…
Comment bien préparer une réunion ou une formation à distance ?
Une fois l’outil de diffusion choisi, il est nécessaire de bien préparer la réunion ou la formation, en choisissant des dates et heures adaptées à tous (si besoin, des outils comme Doodle vous permettent de sonder les participants pour identifier le meilleur moment) et en vérifiant en amont que l’outil, mais aussi le matériel (connexion, ordinateur, micro et caméra) fonctionnent bien. Si vous n’êtes pas sûr de vous, il est primordial de préparer un plan B (outil d’appel de groupe par exemple).
Mais mis à part la mise en place de la réunion ou de la formation en elle-même, le challenge pour les entreprises réside avant tout dans l’interactivité de la réunion / formation. En effet, lorsque l’on participe à une formation ou à une réunion depuis chez soi, les facteurs de déconcentration sont nombreux. Alors comment rendre la réunion / formation assez interactive pour qu’elle soit efficace et que les participants ne décrochent pas ?
Pour une réunion / formation interactive, vous devrez :
- Favoriser l’implication des participants en posant des questions ou en créant des sondages. Les outils de web conférence permettent aux participants de répondre, souvent par chat, parfois par oral. Au cours d’une réunion par exemple, les outils permettant de faire un brainstorming en groupe sont très valorisés par les salariés; applications existantes chez Klaxoon et Smyler par exemple.
- Favoriser les supports de réunion / formation, si possible en vidéo, un format très interactif et qui vous aidera à susciter l’attention des participants.
- Varier les intervenants / interlocuteurs : si une seule personne parle au cours de la réunion, ou si vous dispensez un cours magistral avec un seul formateur, les participants seront plus susceptibles de décrocher.
- Tester les connaissances des participants à la fin de la formation en ligne, avec un quizz. Certains outils permettent au participant de voir son score à la fin du quiz et de s’auto-corriger.
- Favoriser les échanges à la fin de la réunion à distance, via un chat par exemple, pour ceux qui auraient encore des questions alors que le temps de réunion est écoulé.
- Limiter le temps des réunions (une réunion trop longue pousse les participants à décrocher au bout d’un moment) et des formations (il vaut mieux diviser la formation en courts modules pour laisser à l’apprenant le temps d’assimiler).
- Et surtout, de nouvelles solutions proposent de dynamiser les formations en distanciel, et aussi en présenciel grâce des applications interactives : quizz, qcm, buzzer, brainstorming avec post it virtuels, nuage mots clés, … à l’instar de Kahoot, Klaxoon, ou Smyler.